Banyak perusahaan merasa sudah “selesai” ketika sistem baru berhasil dibuat dan mulai digunakan. Di minggu-minggu awal, antusiasme tinggi, pelatihan dilakukan, dan semua terlihat berjalan sesuai rencana. Namun, setelah sekitar tiga bulan, sistem mulai jarang dibuka, data tidak lagi diinput dengan konsisten, dan tim perlahan kembali ke cara lama seperti Excel atau WhatsApp. Fenomena ini bukan kebetulan, dan bukan pula semata karena sistemnya buruk.
Masalah utamanya sering kali terletak pada cara sistem tersebut diperkenalkan dan diintegrasikan ke dalam rutinitas kerja sehari-hari. Sistem yang berdiri sendiri, tanpa benar-benar menggantikan proses lama, akan selalu kalah oleh kebiasaan yang sudah terbentuk. Jika tim masih bisa bekerja tanpa membuka sistem, maka lambat laun sistem akan dianggap sebagai beban tambahan, bukan alat bantu.
Banyak sistem juga gagal karena dibangun terlalu sempurna di atas kertas, tetapi kurang relevan di lapangan. Proses kerja yang dimasukkan ke dalam sistem sering kali tidak mencerminkan kondisi nyata, tekanan waktu, dan dinamika antar peran di perusahaan. Akibatnya, pengguna merasa sistem justru memperlambat pekerjaan, bukan menyederhanakannya. Ketika manfaatnya tidak langsung terasa, motivasi untuk menggunakan sistem pun cepat menghilang.
Faktor lain yang sering luput adalah kurangnya kepemilikan dari pengguna. Sistem diputuskan oleh manajemen, dirancang oleh pihak luar, lalu “diberikan” kepada tim tanpa ruang untuk beradaptasi. Tanpa rasa memiliki, sistem hanya akan dianggap sebagai kewajiban administratif. Dalam jangka panjang, hal ini membuat penggunaan sistem menjadi formalitas, bukan kebutuhan.
Tidak kalah penting, banyak perusahaan berhenti di fase implementasi dan lupa pada fase evaluasi. Setelah sistem berjalan, jarang ada penyesuaian berdasarkan feedback pengguna. Padahal, sistem yang baik seharusnya berkembang seiring perubahan cara kerja. Tanpa perbaikan bertahap, ketidaksesuaian kecil akan menumpuk dan akhirnya membuat sistem ditinggalkan.
Kegagalan sistem setelah tiga bulan sebenarnya bukan tanda bahwa digitalisasi itu salah, melainkan sinyal bahwa pendekatannya perlu diperbaiki. Sistem yang berhasil adalah sistem yang menjadi bagian dari alur kerja, memudahkan pengambilan keputusan, dan terasa membantu sejak hari pertama. Ketika sistem dirancang untuk mengikuti cara kerja manusia—bukan memaksa manusia mengikuti sistem—maka peluang bertahannya akan jauh lebih besar.
Digitalisasi bukan tentang memiliki sistem, tetapi tentang memastikan sistem tersebut benar-benar digunakan. Dan penggunaan hanya akan bertahan jika sistem dibangun secara realistis, bertahap, dan terus disesuaikan dengan kebutuhan nyata di dalam perusahaan.
Comments