Salah satu pengalaman yang cukup menarik saat membantu client membuat aplikasi AppSheet adalah ketika kebutuhan awal mereka sebenarnya sangat sederhana.
Saat pertama diskusi, mereka hanya ingin melihat progress project dengan lebih mudah. Tidak ada permintaan sistem yang rumit. Mereka hanya ingin mengetahui project mana yang sedang berjalan, siapa PIC-nya, dan status pekerjaan terbaru.
Namun setelah kami melihat proses bisnis yang berjalan sehari-hari, ternyata masalahnya bukan hanya di monitoring project.
Semua Data Ada, Tapi Tersebar di Mana-Mana
Saat itu tim sales memiliki file quotation sendiri. Tim finance menyimpan invoice dalam spreadsheet berbeda. Purchasing menggunakan file lain untuk vendor. Sementara progress project dicatat secara manual oleh masing-masing PIC.
Ketika manajemen ingin mengetahui status satu project tertentu, mereka harus bertanya ke beberapa orang sekaligus.
- Sales membuka quotation.
- Project membuka progress pekerjaan.
- Finance mengecek invoice.
- Purchasing melihat vendor.
Semua datanya ada, tetapi tidak berada di tempat yang sama. Akibatnya, informasi yang sebenarnya sederhana menjadi memakan waktu untuk dicari.
Pertanyaan yang Selalu Muncul Setiap Minggu
Setiap meeting, pertanyaannya hampir selalu sama.
“Quotation ini sudah jadi project belum?”
“PO customer sudah turun?”
“Invoice customer sudah dibayar?”
“Vendor yang mengerjakan siapa?”
“Cash flow project ini masih untung atau sudah lewat budget?”
Lucunya, jawabannya sebenarnya ada. Hanya saja tersebar di banyak file dan banyak orang.
Semakin banyak project berjalan, semakin sulit semuanya dipantau.
Dari Satu Menu Menjadi Satu Sistem
Awalnya aplikasi hanya direncanakan untuk menu Project. Namun setelah diskusi lebih lanjut, akhirnya muncul kebutuhan lain yang ternyata saling berhubungan.
- Quotation menjadi awal sebuah project.
- Project menghasilkan PO Customer.
- PO Customer menghasilkan Invoice Customer.
- Project juga membutuhkan Vendor.
- Vendor memiliki PO Vendor dan Invoice Vendor.
Kemudian muncul kebutuhan AP Service dan Cash Flow untuk melihat kondisi keuangan project secara keseluruhan.
Saat semua proses tersebut digabung dalam satu aplikasi, baru terlihat gambaran utuh perjalanan sebuah project dari awal hingga selesai.
Yang Paling Disukai Bukan Dashboardnya
Awalnya saya mengira dashboard akan menjadi fitur favorit. Ternyata bukan. Fitur yang paling sering digunakan justru pencarian data.
Karena sebelumnya mereka harus membuka banyak file hanya untuk mengetahui status project tertentu.
Setelah semua data terhubung dalam satu sistem, mereka cukup mengetik nomor quotation atau nama customer dan seluruh histori langsung muncul.
Mulai dari quotation, project, vendor, invoice hingga cash flow.
Hal sederhana yang sebelumnya membutuhkan waktu beberapa menit kini bisa dilakukan dalam hitungan detik.
Ketika Finance dan Operasional Melihat Data yang Sama
Salah satu perubahan yang paling terasa adalah saat seluruh divisi mulai melihat data yang sama.
Sebelumnya setiap departemen memiliki versinya masing-masing. Kadang angka di finance berbeda dengan yang ada di operasional. Kadang status project menurut sales sudah selesai, tetapi menurut tim project masih berjalan.
Setelah menggunakan AppSheet, semua pihak mengakses sumber data yang sama sehingga informasi menjadi lebih konsisten. Diskusi tidak lagi fokus mencari data, tetapi fokus mengambil keputusan.
Bukan Sekadar Membuat Aplikasi
Dari project ini saya belajar bahwa kebutuhan client sering kali bukan “ingin punya aplikasi”. Yang sebenarnya mereka inginkan adalah cara kerja yang lebih sederhana.
Mereka ingin:
- progress project lebih mudah dipantau
- data tidak tersebar
- invoice lebih terkontrol
- vendor lebih mudah dikelola
- cash flow lebih transparan
Dan ketika seluruh proses tersebut berada dalam satu sistem, operasional menjadi jauh lebih nyaman dijalankan.
Kesimpulan, Banyak perusahaan awalnya hanya ingin membuat sistem monitoring project. Namun setelah melihat keseluruhan proses bisnis, sering kali kebutuhan sebenarnya jauh lebih besar.
Menghubungkan Quotation, Project, PO Customer, Invoice Customer, PO Vendor, Invoice Vendor, AP Service, dan Cash Flow dalam satu aplikasi membantu bisnis melihat kondisi project secara menyeluruh tanpa harus berpindah-pindah file.
Karena pada akhirnya, tantangan terbesar bukan kekurangan data, melainkan terlalu banyak data yang tersebar di berbagai tempat.
Comments