Dalam banyak proyek digitalisasi, AppSheet sering dijadikan kambing hitam ketika aplikasi tidak dipakai atau ditinggalkan setelah beberapa bulan. Padahal, masalahnya hampir tidak pernah terletak pada kemampuan AppSheet itu sendiri. Akar kegagalannya justru ada pada satu hal yang jarang dibahas: perusahaan salah menentukan titik awal sistem.
Sebagian besar perusahaan memulai AppSheet dari “apa yang ingin ditampilkan”, bukan dari “masalah keputusan apa yang ingin diperbaiki”. Akibatnya, aplikasi hanya menjadi alat pencatat, bukan alat bantu berpikir dan mengambil keputusan.
Sistem yang Baik Selalu Dimulai dari Keputusan, Bukan Data
Data hanyalah bahan mentah. Sistem yang sehat dibangun dari keputusan yang ingin dipercepat, dipermudah, atau dibuat lebih akurat. Namun dalam praktiknya, banyak aplikasi AppSheet dibangun dengan fokus pada kolom, tabel, dan form—tanpa pernah mendefinisikan keputusan apa yang seharusnya dibantu oleh aplikasi tersebut.
Ketika aplikasi tidak membantu pengambilan keputusan, pengguna akan kembali ke cara lama: bertanya lewat chat, menelepon atasan, atau membuat catatan pribadi. AppSheet tetap ada, tetapi tidak pernah benar-benar digunakan sebagai sistem.
Mengapa Banyak Aplikasi AppSheet Terasa “Rapi” Tapi Tidak Berguna
Aplikasi yang terlihat rapi tidak selalu berarti efektif. Tampilan yang bersih dan alur yang jelas bisa menipu, karena yang menentukan nilai sebuah sistem adalah dampaknya pada kerja sehari-hari. Jika setelah menggunakan AppSheet pekerjaan masih terasa sama beratnya, maka sistem tersebut hanya memindahkan beban, bukan menguranginya.
Masalah ini sering muncul karena aplikasi dibangun berdasarkan struktur organisasi, bukan alur kerja nyata. Padahal, alur kerja lapangan hampir selalu berbeda dengan bagan organisasi. Ketika AppSheet tidak mencerminkan realitas kerja, pengguna akan merasa aplikasi “tidak membantu”, meskipun secara teknis tidak ada yang salah.
AppSheet Seharusnya Mengurangi Pertanyaan, Bukan Menambahnya
Salah satu indikator sistem AppSheet yang gagal adalah meningkatnya jumlah pertanyaan manual. Jika setelah aplikasi berjalan, karyawan masih sering bertanya “ini statusnya apa?”, “sudah disetujui atau belum?”, atau “data terakhir ada di mana?”, maka sistem belum bekerja dengan benar.
AppSheet yang dirancang dengan pendekatan sistem seharusnya menjawab pertanyaan-pertanyaan itu secara otomatis. Status, histori, dan progres kerja tidak perlu ditanyakan karena sudah terlihat. Ketika aplikasi mulai mengurangi komunikasi yang tidak perlu, di situlah AppSheet benar-benar berfungsi sebagai sistem.
Titik Balik: Dari Aplikasi ke Sistem yang Dipercaya
Perusahaan mulai merasakan manfaat AppSheet ketika aplikasi menjadi sumber kebenaran bersama. Tidak ada lagi versi data yang berbeda, tidak ada lagi laporan manual yang diragukan. Semua keputusan merujuk pada sistem yang sama.
Namun titik ini hanya bisa dicapai jika AppSheet dibangun berdasarkan proses nyata, keputusan penting, dan kebutuhan lintas peran. Tanpa itu, aplikasi akan tetap dianggap “alat tambahan” yang boleh dipakai atau tidak.
AppSheet sebagai Cermin Kematangan Proses Bisnis
Menariknya, AppSheet sering kali bukan penyebab kekacauan, melainkan cermin dari proses bisnis yang memang belum matang. Ketika proses belum jelas, aplikasi apa pun akan terasa rumit. Sebaliknya, ketika proses sudah dipahami dengan baik, AppSheet justru terasa sederhana.
Di sinilah peran penting pendekatan sistem sebelum membuat aplikasi. Bukan soal seberapa cepat aplikasi selesai, tetapi seberapa tepat aplikasi tersebut merepresentasikan cara kerja yang seharusnya.
Comments