Tutorial AppSheet: Membuat Notifikasi Email & WhatsApp Otomatis untuk Approval dan Update Status

Tutorial AppSheet

Tutorial ini cocok untuk:

  • sistem approval (cuti, pembelian, reimbursement)
  • sistem operasional (task, ticket, request)
  • sistem internal yang butuh respon cepat tanpa chat manual

NOTIFIKASI EMAIL (NATIVE APPSHEET)

Siapkan Struktur Data

Pastikan tabel utama (misalnya: Pengajuan) punya kolom berikut:

  • ID (Key)
  • Nama_Pemohon
  • Email_Pemohon
  • Nilai_Transaksi
  • Status
    (Draft, Menunggu Approval, Approved, Rejected)
  • Level_Approval
  • Email_Approver

Kolom Email_Approver bisa diisi otomatis via LOOKUP dari tabel user/role.

Membuat Bot Email Approval

Masuk ke Automation → Bots → New Bot

Event (Trigger):

  • Data change
  • Adds & Updates
  • Table: Pengajuan

Tambahkan kondisi (Condition):

[Status] = "Menunggu Approval"

Task: Kirim Email ke Approver

Tambahkan Task → Send an email

To:

[Email_Approver]

Subject (contoh):

Approval Diperlukan: Pengajuan <<[ID]>>

Body (Plain Text / HTML sederhana):

Halo,

Ada pengajuan baru yang memerlukan approval Anda.

Pemohon : <<[Nama_Pemohon]>>
Nilai   : Rp <<[Nilai_Transaksi]>>
Status  : <<[Status]>>

Silakan buka aplikasi untuk melakukan approval.

Terima kasih.

✅ Tips:

  • Jangan terlalu panjang
  • Fokus ke informasi inti
  • Arahkan user ke action, bukan sekadar info

Email Notifikasi ke Pemohon (Approved / Rejected)

Buat Bot kedua dengan condition:

OR(
  [Status] = "Approved",
  [Status] = "Rejected"
)

To:

[Email_Pemohon]

Isi email singkat berisi hasil keputusan.

NOTIFIKASI WHATSAPP (VIA WEBHOOK)

AppSheet tidak kirim WA langsung. Kita gunakan Webhook → API WhatsApp Gateway
(contoh: Fonnte, Wablas, Qontak, dll)

Siapkan Kolom Nomor WhatsApp

Tambahkan kolom:

  • WA_Approver
    Format internasional: 628xxxxxxxxxx

Buat Bot WhatsApp

Masuk ke Automation → Bots

Trigger sama seperti email:

[Status] = "Menunggu Approval"

Task: Webhook (POST)

Pilih Task → Call a webhook

Method: POST
URL: (contoh, sesuaikan dengan provider WA)

https://api.fonnte.com/send

Headers:

Authorization : TOKEN_API_ANDA
Content-Type  : application/json

Body (JSON):

{
  "target": "<<[WA_Approver]>>",
  "message": "Approval diperlukan\n\nPemohon: <<[Nama_Pemohon]>>\nNilai: Rp <<[Nilai_Transaksi]>>\nStatus: <<[Status]>>\n\nSilakan buka aplikasi untuk memproses."
}

Best Practice Pesan WhatsApp

Pesan WA harus:

  • pendek
  • langsung ke inti
  • tidak terlalu formal
  • tidak dikirim berulang

❌ Hindari:

“Data telah berubah di sistem”

✅ Gunakan:

“Approval diperlukan untuk pengajuan Rp 12.000.000”

MENCEGAH NOTIFIKASI DOBEL & SPAM

Tambahkan kolom:

  • Notif_Sent (Yes/No)

Di Bot, tambahkan condition:

[Notif_Sent] = FALSE

Lalu di Task tambahan:

  • Update row
  • Set Notif_Sent → TRUE

Ini memastikan satu kejadian = satu notifikasi.

SKEMA IDEAL YANG DIREKOMENDASIKAN ISA

  • Email → dokumentasi & konfirmasi
  • WhatsApp → reminder & approval cepat
  • Notifikasi hanya di titik kritikal proses
  • Isi pesan selalu kontekstual

Dengan skema ini:

  • approval lebih cepat
  • tidak perlu follow-up manual
  • sistem terasa “hidup”, bukan sekadar form

Notifikasi bukan sekadar kirim pesan otomatis. Di AppSheet, notifikasi adalah bagian dari desain sistem kerja. Jika dirancang dengan tepat, WhatsApp dan email bisa menggantikan chat panjang, mempercepat keputusan, dan meningkatkan adopsi sistem secara signifikan.

Comments