Mencatat Berbagai Aktivitas dengan Timestamp dalam Satu Database di AppSheet

Tutorial AppSheet
2024.12.10

Dalam manajemen data, pencatatan waktu (timestamp) dari berbagai aktivitas sangat penting untuk melacak alur kerja dan memastikan transparansi proses. Dengan AppSheet, Anda dapat mencatat aktivitas yang berbeda, seperti pengajuan, persetujuan, dan penyelesaian, dalam satu tabel database. Ini memudahkan organisasi untuk mengelola data dengan rapi tanpa harus menggunakan sistem yang rumit.

Artikel ini akan membahas bagaimana cara membuat sistem pencatatan timestamp untuk aktivitas berbeda dalam satu database menggunakan AppSheet.

Manfaat Mencatat Aktivitas dengan Timestamp

  1. Transparansi: Setiap aktivitas yang terjadi dapat ditelusuri kembali kapan dan oleh siapa dilakukan.
  2. Efisiensi: Data aktivitas tersimpan otomatis tanpa harus mencatat secara manual.
  3. Laporan yang Akurat: Data dapat dianalisis untuk membuat laporan aktivitas atau audit log.

Langkah-Langkah Mencatat Aktivitas dengan Timestamp di AppSheet

1. Buat Struktur Database di Spreadsheet

Mulailah dengan membuat tabel di spreadsheet sebagai sumber data aplikasi. Berikut contoh struktur tabel:

IDAktivitasTimestampDetailUser
1Pengajuan2024-12-01 08:30:00Cuti 2 hariali@example.com
1Persetujuan2024-12-01 10:00:00Disetujuibudi@example.com
2Pengajuan2024-12-02 09:00:00Permintaan barangdina@example.com

Tabel ini memiliki kolom:

  • ID: Identitas unik setiap aktivitas.
  • Aktivitas: Jenis aktivitas yang dilakukan, seperti pengajuan, persetujuan, atau penyelesaian.
  • Timestamp: Waktu aktivitas tercatat secara otomatis.
  • Detail: Informasi tambahan tentang aktivitas.
  • User: Email pengguna yang melakukan aktivitas.

2. Atur Timestamp di AppSheet

  1. Tambahkan Kolom Timestamp
    Di AppSheet, pastikan kolom Timestamp memiliki nilai awal (Initial Value) yang otomatis merekam waktu saat data dimasukkan.
    • Buka menu Data > Columns.
    • Pilih kolom Timestamp.
    • Masukkan ekspresi berikut di Initial Value: NOW()
  2. Konfigurasi Kolom Aktivitas
    Untuk mencatat jenis aktivitas, gunakan kolom enum atau dropdown.
    > Buka menu Data > Columns.
    > Atur kolom Aktivitas dengan daftar nilai tetap, seperti: [“Pengajuan”, “Persetujuan”, “Penyelesaian”]

3. Tambahkan Tombol Aksi untuk Mencatat Aktivitas

Gunakan tombol aksi di AppSheet untuk mempermudah pencatatan aktivitas tertentu.

  1. Buka menu Behavior > Actions dan buat aksi baru.
  2. Tambahkan aksi untuk setiap aktivitas.
    • Contoh Tombol Pengajuan: SETROW([_THISROW], {“Aktivitas”: “Pengajuan”, “Timestamp”: NOW(), “User”: USEREMAIL()})
    • Contoh Tombol Persetujuan : SETROW([_THISROW], {“Aktivitas”: “Persetujuan”, “Timestamp”: NOW(), “User”: USEREMAIL()})
  3. Tampilkan tombol ini hanya kepada pengguna yang relevan, seperti atasan untuk aktivitas persetujuan.

4. Buat Automation untuk Aktivitas Otomatis

Automation di AppSheet memungkinkan aktivitas tertentu dicatat secara otomatis berdasarkan perubahan data.

  1. Buka menu Automation > Bots.
  2. Buat bot yang menambahkan baris baru ke tabel saat aktivitas terjadi.
    • Contoh: Saat status berubah menjadi Approved, tambahkan baris aktivitas.
    • Ekspresi: ADDROW(“DatabaseTable”, {“Aktivitas”: “Persetujuan”, “Timestamp”: NOW(), “User”: USEREMAIL()})
  3. Sesuaikan kondisi bot agar hanya berjalan saat aktivitas tertentu terjadi.

Contoh Penggunaan

Aplikasi dengan fitur ini dapat digunakan untuk:

  • Proses Pengajuan Cuti: Pengguna mengajukan cuti, lalu atasan menyetujui atau menolak. Semua aktivitas tercatat dengan waktu.
  • Manajemen Inventaris: Permintaan barang, persetujuan, dan penerimaan barang tercatat dalam satu tabel.
  • Sistem Audit: Semua aktivitas pengguna dalam aplikasi direkam untuk kebutuhan audit.

Kesimpulan, Dengan fitur pencatatan aktivitas dan timestamp di AppSheet, organisasi Anda dapat menciptakan sistem yang transparan dan efisien untuk melacak semua aktivitas. Mulai dari pengajuan hingga persetujuan, semua data disimpan dalam satu tabel yang mudah dikelola. Cobalah fitur ini untuk meningkatkan pengelolaan data dan mempercepat alur kerja dalam organisasi Anda!

Comments