Aplikasi Approval di AppSheet

Tutorial AppSheet

Meningkatkan Efisiensi Proses Persetujuan dengan Aplikasi Approval di AppSheet

Proses persetujuan adalah bagian penting dari operasional banyak organisasi, mulai dari pengajuan cuti, pengadaan barang, hingga persetujuan dokumen penting. Namun, tanpa sistem yang efisien, proses ini sering kali memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Dengan AppSheet, Anda dapat menciptakan aplikasi approval yang sederhana namun efektif untuk mempercepat proses persetujuan sekaligus meningkatkan transparansi dan akurasi.

Artikel ini akan memandu Anda langkah demi langkah untuk membuat aplikasi approval yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan organisasi Anda.

Fitur Utama Aplikasi Approval

  1. Formulir Pengajuan: Pengguna dapat dengan mudah mengajukan permohonan melalui aplikasi.
  2. Sistem Persetujuan: Atasan atau pihak berwenang dapat menyetujui atau menolak pengajuan dengan satu klik.
  3. Status Permohonan: Setiap pengajuan memiliki status yang real-time, seperti Pending, Approved, atau Rejected.
  4. Notifikasi Otomatis: Email pemberitahuan dikirim secara otomatis kepada pengaju dan approver saat status berubah.

Langkah-Langkah Membuat Aplikasi Approval di AppSheet

1. Siapkan Data di Spreadsheet

Langkah pertama adalah membuat sumber data aplikasi dalam bentuk spreadsheet. Berikut contoh struktur tabel:

IDNama PengajuEmail PengajuTanggalAlasanStatusCatatan AtasanApproverEmail Approver
1Aliali@example.com2024-11-30Cuti mendesakPendingBudibudi@example.com
2Dinadina@example.com2024-12-01Pengadaan barangApprovedDisetujuiCitracitra@example.com

Spreadsheet ini menjadi dasar untuk mengelola pengajuan dan persetujuan.

2. Buat Aplikasi di AppSheet

  1. Impor Spreadsheet:
    • Masuk ke AppSheet.
    • Pilih Create App dan unggah spreadsheet Anda.
    • AppSheet akan secara otomatis membaca data dan membuat tabel aplikasi.
  2. Konfigurasi Formulir Pengajuan:
    • Buka menu UX > Views dan buat tampilan Form View untuk pengajuan.
    • Kolom seperti Nama Pengaju dan Email Pengaju dapat diisi otomatis dengan ekspresi USEREMAIL().
    • Atur Initial Value untuk kolom Status menjadi "Pending".

3. Tambahkan Sistem Approval

Untuk memberikan fitur persetujuan, langkah berikut harus dilakukan:

  1. Filter Data untuk Approver
    Buat Slice dengan ekspresi berikut untuk menampilkan pengajuan yang relevan bagi masing-masing approver: [Email Approver] = USEREMAIL()
  2. Tambahkan Tombol Persetujuan
    Buat dua tombol aksi di menu Behavior > Actions:
    • Approve:
      Mengubah status menjadi Approved dengan catatan tertentu. SETROW([_THISROW], {"Status": "Approved", "Catatan Atasan": "Disetujui"})
    • Reject:
      Mengubah status menjadi Rejected dengan catatan tertentu. SETROW([_THISROW], {"Status": "Rejected", "Catatan Atasan": "Ditolak"})
  3. Notifikasi Otomatis
    Gunakan fitur Automation > Bots untuk mengirimkan notifikasi email setiap kali status pengajuan berubah.
    • Gunakan ekspresi berikut di kondisi: [Status] = "Approved" OR [Status] = "Rejected"
    • Templat email dapat disesuaikan, misalnya;
      <p>Halo {{Nama Pengaju}},</p>
      <p>Permohonan Anda telah <b>{{Status}}</b>.</p> <p>Catatan: {{Catatan Atasan}}</p>
  4. Uji dan Sempurnakan Aplikasi
    Setelah semua komponen selesai dibuat, lakukan pengujian untuk memastikan: Formulir pengajuan berfungsi dengan baik, Approver dapat melihat dan memproses pengajuan sesuai hak akses mereka, Notifikasi email terkirim dengan benar.

    Fitur Tambahan yang Dapat Ditambahkan
    1. Multi-Level Approval: Jika diperlukan, tambahkan beberapa tingkat persetujuan, seperti supervisor dan manajer.
    2. Riwayat Persetujuan: Simpan log setiap perubahan status untuk transparansi.
    3. Laporan Statistik: Tambahkan tampilan grafik untuk memantau jumlah pengajuan yang disetujui, ditolak, atau masih pending.

Kesimpulan, Aplikasi approval di AppSheet adalah solusi praktis untuk menyederhanakan dan mempercepat proses persetujuan di organisasi Anda. Dengan fitur seperti formulir pengajuan, sistem persetujuan, dan notifikasi otomatis, aplikasi ini membantu meningkatkan efisiensi kerja sekaligus memastikan transparansi dalam pengelolaan data. Mulailah merancang aplikasi approval Anda hari ini dan rasakan manfaatnya dalam operasional sehari-hari!

Comments