Dalam banyak perusahaan, proses approval adalah bagian yang paling memakan waktu. Mulai dari meminta persetujuan via chat, menunggu atasan membaca pesan, mengirim ulang file karena lupa dilampirkan, hingga harus mengingatkan berkali-kali. Prosesnya panjang, melelahkan, dan sering membuat pekerjaan lain tertunda. Padahal, sebagian besar masalah ini muncul bukan karena orangnya lambat, tetapi karena sistemnya belum mendukung alur kerja yang jelas dan otomatis.
Di sinilah sistem approval otomatis berperan. Dengan teknologi seperti AppSheet, perusahaan bisa memindahkan proses persetujuan yang sebelumnya manual menjadi digital, terstruktur, dan berjalan sendiri tanpa perlu chat panjang yang menghabiskan waktu. Semua pihak yang terlibat dapat menerima notifikasi otomatis, melihat status real-time, dan memberikan persetujuan hanya dalam satu klik.
Mengapa Sistem Approval Manual Lama dan Tidak Efisien?
Workflow manual biasanya memiliki pola yang sama: kirim file, kirim pesan, tunggu dibalas, revisi, kirim ulang, kemudian menunggu lagi. Semuanya terjadi di banyak channel chat yang berbeda. Proses ini tidak hanya rawan hilang, tetapi juga tidak bisa dilacak secara jelas. Ketika terjadi masalah atau keterlambatan, sulit mengetahui siapa yang terakhir memegang pekerjaan tersebut.
Dengan sistem otomatis, setiap langkah memiliki jalurnya sendiri. Tidak ada lagi “chat tenggelam”, “lupa balas”, atau “file mana ya?”. AppSheet membantu memecah kekacauan ini menjadi alur yang rapi dan mudah dipahami siapa pun.
Bagaimana Cara Membuat Sistem Approval Otomatis Menggunakan AppSheet?
Prosesnya sebenarnya sederhana, bahkan untuk pemula. Anda hanya perlu menyiapkan data awal di Google Sheets atau Excel, kemudian membangun aplikasinya di AppSheet. Tabel dasar biasanya berisi kolom seperti:
- Nama pengaju
- Jenis form (permintaan barang, reimbursement, izin, dan lain-lain)
- Tanggal
- Status approval
- Catatan atasan
- File pendukung
Setelah tabel siap, AppSheet bisa langsung membaca struktur tersebut dan mengubahnya menjadi aplikasi fungsional. Anda dapat menambahkan aturan otomatis (automation) untuk mengirim notifikasi ke atasan setiap kali ada permintaan baru. Atasan cukup membuka aplikasi, melihat detailnya, lalu memilih “Approve” atau “Reject”. Proses selesai dalam hitungan detik.
Yang membuat AppSheet semakin kuat adalah kemampuan mengirim email, push notification, dan update data secara otomatis tanpa perlu coding sama sekali. Bahkan Anda bisa membuat beberapa level approval for example: Supervisor → Manager → Finance—dengan logika yang tetap sederhana.
Manfaat Langsung yang Akan Anda Rasakan
Setelah sistem berjalan, Anda akan melihat perubahan drastis dalam cara kerja tim. Request tidak lagi tercecer, notifikasi tidak lagi bergantung pada chat, dan proses menjadi jauh lebih cepat. Karyawan merasa terbantu karena tidak perlu mengingatkan atasan berkali-kali. Atasan pun lebih mudah memantau apa saja yang harus disetujui hari itu.
Selain efisiensi waktu, sistem ini juga membuat catatan approval tersimpan rapi dan mudah diakses kembali kapan pun dibutuhkan mulai dari audit, laporan bulanan, hingga pertanggungjawaban internal.
Kesimpulan: Proses Approval Tidak Harus Rumit
Automasi bukan hanya untuk perusahaan besar. UMKM, startup, hingga lembaga pendidikan pun dapat menggunakannya untuk mempercepat proses tanpa menambah biaya operasional. Dengan AppSheet, siapa pun dapat membangun sistem approval otomatis dalam waktu singkat dan tanpa perlu coding.
Jika perusahaan Anda masih menggunakan chat panjang untuk meminta persetujuan, ini adalah saat terbaik untuk beralih ke sistem otomatis. Proses yang lebih cepat berarti produktivitas meningkat, dan setiap divisi bisa fokus pada pekerjaan yang benar-benar penting.
Comments