Salah satu masalah paling sering terjadi pada aplikasi operasional adalah data yang sudah diproses malah diubah atau dihapus. Approval sudah selesai, laporan sudah direkap, tetapi datanya tiba-tiba berubah karena masih bisa diedit oleh user. Masalah ini bukan soal disiplin tim, melainkan pengaturan sistem yang belum tepat.
Di AppSheet, pembatasan edit dan delete berdasarkan status proses bisa dilakukan tanpa coding, asalkan logikanya dirancang dengan benar.
Kenapa Pembatasan Edit & Delete Itu Penting?
Dalam proses bisnis nyata, setiap data punya siklus hidup. Data yang masih “Draft” wajar jika diedit. Namun saat status sudah “Submitted”, “Approved”, atau “Completed”, perubahan data bisa menimbulkan risiko, mulai dari laporan tidak valid, konflik antar tim, hingga masalah audit.
Dengan membatasi edit dan delete berdasarkan status, sistem membantu menjaga integritas data tanpa perlu pengawasan manual.
Konsep Dasar yang Perlu Disiapkan
Sebelum masuk ke pengaturan teknis, pastikan aplikasi memiliki kolom Status Proses. Kolom ini biasanya bertipe Enum atau Text dengan nilai seperti Draft, Submitted, Approved, Rejected, atau Completed.
Kolom status inilah yang nantinya menjadi dasar logika pembatasan akses.
Membatasi Edit Data Berdasarkan Status
Untuk membatasi agar data tidak bisa diedit saat status tertentu, AppSheet menyediakan fitur Editable? pada kolom.
Masuk ke menu Data → Columns, pilih tabel yang ingin diatur, lalu pilih kolom yang ingin dibatasi. Pada bagian Editable?, masukkan ekspresi kondisi. Contohnya, kolom hanya bisa diedit saat status masih Draft.
Ekspresi yang digunakan biasanya berupa kondisi sederhana, seperti data hanya editable jika Status = “Draft”.
Dengan pengaturan ini, saat status berubah menjadi Submitted atau Approved, field otomatis menjadi read-only tanpa perlu view tambahan.
Membatasi Delete Data Berdasarkan Status
Selain edit, delete juga perlu dikontrol. Untuk ini, buka Data → Tables, pilih tabel yang dimaksud, lalu cari opsi Are updates allowed?.
Di sini, kamu bisa mengatur apakah data boleh ditambah, diubah, atau dihapus. Untuk pengaturan lebih fleksibel, gunakan ekspresi kondisi agar delete hanya aktif pada status tertentu.
Hasilnya, tombol delete tidak akan muncul atau tidak bisa digunakan ketika status sudah melewati tahap tertentu.
Membatasi Edit & Delete Berdasarkan Role User
Dalam banyak kasus, status saja belum cukup. Admin mungkin tetap perlu edit, sementara user biasa tidak. Di AppSheet, pembatasan ini bisa digabung dengan User Role menggunakan email login atau kolom Role.
Logikanya sederhana: data hanya bisa diedit jika status masih Draft dan role user tertentu. Dengan kombinasi ini, kontrol sistem menjadi lebih realistis sesuai struktur organisasi.
Dampak Positif ke Operasional Tim
Dengan pembatasan edit dan delete berbasis status, alur kerja menjadi lebih rapi. Tim tidak bingung data mana yang masih bisa diubah, supervisor tidak perlu mengecek ulang perubahan data, dan manajemen bisa percaya bahwa laporan mencerminkan kondisi sebenarnya.
Sistem bekerja sebagai penjaga proses, bukan sekadar tempat input data.
Praktik Terbaik dalam Implementasi
Hindari terlalu banyak status yang membingungkan user. Gunakan nama status yang jelas dan sesuai bahasa tim. Selalu uji coba perubahan status dan pastikan akses edit/delete berubah sesuai harapan sebelum aplikasi digunakan penuh.
Yang terpenting, desain aturan mengikuti proses kerja nyata, bukan asumsi teknis.
Penutup, Membatasi edit dan delete data berdasarkan status proses adalah salah satu fondasi penting dalam membangun aplikasi AppSheet yang stabil dan aman. Dengan pengaturan yang tepat, sistem membantu tim bekerja disiplin tanpa merasa dibatasi.
Jika sistem dirancang dengan baik, kontrol tidak terasa sebagai larangan, melainkan sebagai panduan kerja.
Comments