Mengelola stok barang dengan akurat adalah salah satu tantangan utama dalam operasional bisnis. Dalam AppSheet, proses ini dapat dioptimalkan dengan menggunakan formula dan alur kerja yang memastikan stok selalu diperbarui secara real-time setelah transaksi dilakukan. Berikut adalah beberapa cara untuk mengatur sistem stok dengan baik menggunakan formula dalam AppSheet.
Menambahkan Stok Baru
Ketika barang baru masuk ke dalam inventaris, jumlah stok perlu diperbarui. Gunakan formula berikut untuk menambahkan stok baru:
[Stock_Awal] + [Jumlah_Masuk]Mengurangi Stok Setelah Penjualan
Saat barang terjual, stok harus dikurangi sesuai jumlah transaksi. Gunakan rumus ini untuk memastikan stok selalu akurat:
[Stock_Sekarang] - [Jumlah_Keluar]Validasi Stok Tidak Boleh Negatif
Agar stok tidak pernah menjadi negatif, gunakan logika berikut untuk mencegah pengurangan yang tidak valid:
IF([Stock_Sekarang] - [Jumlah_Keluar] >= 0, [Stock_Sekarang] - [Jumlah_Keluar], [Stock_Sekarang])Formula ini memastikan bahwa stok tidak berkurang jika nilainya akan menjadi negatif, menghindari kesalahan dalam penghitungan persediaan.
Menghitung Sisa Stok Secara Otomatis (Kolom Virtual)
AppSheet memungkinkan penggunaan kolom virtual untuk menghitung stok yang tersedia tanpa memodifikasi data utama. Formula berikut bisa digunakan untuk menghitung jumlah stok yang tersedia berdasarkan transaksi sebelumnya:
SUM(SELECT(Transaksi[Qty], [Produk_ID] = [_THISROW].[Produk_ID]))Formula ini akan menjumlahkan semua transaksi yang terkait dengan produk tertentu, memastikan stok selalu diperbarui berdasarkan data yang ada.
Mengatur Ulang Stok Setelah Periode Tertentu
Dalam beberapa kasus, stok perlu diatur ulang ke nol setelah periode tertentu, misalnya untuk laporan bulanan atau reset inventaris. Anda bisa menggunakan otomatisasi dalam AppSheet untuk menghapus atau memperbarui data secara berkala.
IF(TODAY() = [Reset_Date], 0, [Stock_Sekarang])Formula ini memungkinkan stok dikembalikan ke nol jika sudah mencapai tanggal reset yang ditentukan.
Menerapkan Sistem Multi-Lokasi
Jika bisnis memiliki banyak cabang atau gudang, maka setiap lokasi harus memiliki catatan stok tersendiri. Gunakan filter berdasarkan lokasi untuk menampilkan stok yang sesuai dengan lokasi pengguna saat ini:
SELECT(Stok[Jumlah], [Lokasi] = USEREMAIL())Ini memastikan bahwa setiap pengguna hanya melihat stok yang relevan dengan lokasi mereka.
Kesimpulan
Dengan menerapkan sistem input data yang tepat serta memanfaatkan formula dalam AppSheet, bisnis dapat mengelola stok dengan lebih efisien dan akurat. Sistem penjualan yang terstruktur dengan baik, termasuk detail toko dan transaksi, akan membantu memastikan bahwa setiap perubahan dalam inventaris tercatat dengan benar. Dengan pendekatan ini, bisnis dapat menghindari kehabisan stok secara mendadak atau kesalahan pencatatan yang dapat merugikan operasional. Selain itu, penggunaan otomatisasi dalam AppSheet dapat meningkatkan efisiensi dan mengurangi kesalahan manusia dalam pengelolaan stok.
Comments